Optura Yapay Zeka Destekli İş Çözümleri

1. İŞ ANALİTİĞİ VE ZEKASI (BI)

Optura ERP İş Analitiği çözümleri, operasyonlar sırasında oluşan, ancak tek başına anlamsız olan verileri görselleştirerek anlamlı ve faydalı bilgilere dönüştürür. Orta ve büyük ölçekli işletmeler bu sayede veriye dayalı kararlar alarak geleceğe daha güvenle bakabilir.

İş Analitiği Nedir, Ne Kazandırır?

İş Analitiği, tüketici davranışlarını anlamak ve kurumsal performansı değerlendirmek için toplanan büyük hacimli verilerin analiz edilerek raporlanmasını sağlar.

• Esneklik: Daha doğru bilgiler ve hızlı etki-tepki yeteneği sayesinde daha büyük bir esneklik kazanırsınız.
• Hızlı Karar Alma: Onlarca farklı kaynaktan gelen verileri hızla işleyerek kritik anlarda ihtiyaç duyulan bilgiyi anlık sunar ve karar alma mekanizmalarınızı güçlendirir.
• Bütçeleme: Veriye dayalı bütçeleme çözümü içerir. Bütçeleme süreçlerinin otomasyonunu sağlayarak bütçe güvenilirliğini ve finansal sonuçları iyileştirir.

Çözüm Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bir İş Analitiği çözümü seçerken sadece görselleştirmeye odaklanmayın. Aşağıdaki yetenekleri arayın:

• Güçlü Yetenekler: Görsel yeteneklerin yanı sıra ölçeklendirilebilirlik, analiz kabiliyeti ve öngörüye dayalı çıkarımlar yapabilme becerileri önemlidir.
• Güvenlik: Veri güvenilirliğini ve güvenliğini sağlaması gerekir.
• Kullanıcı Dostu Tasarım: Anlık verilere dayalı raporların kullanıcı dostu bir tasarımla sunulması, yöneticilerin daha sağlıklı kararlar almasına katkıda bulunur.

Çok Boyutlu Analiz (OLAP / İş Zekası)

Çevrimiçi Analitik İşleme (OLAP) / İş Zekası (BI) modülü, kararlar için istenen verilere hızla ulaşılmasını ve çok boyutlu analiz yapılmasını amaçlar.

• Çok Boyutluluk: Kritik önemdeki veriler standart ve yapılandırılmış şekilde formatlanarak analitik sorgulama için çok boyutlu olarak sunulur. Bu, yatay ve düşey eksenlerde çakıştırılarak bakılmasına imkan verir.
• Hızlı Bilgi Aktarımı: Büyük hacimli veriler ile dış kaynaklı veritabanlarındaki verileri bütünleştirir. Dashboard gibi görselleştirme operatörleri ile karar verme süreçlerine kolay ve otomatik destek sağlar.
• Kolay Raporlama: İhtiyaçlar doğrultusunda tasarlanmış OLAP küpleri sayesinde her kullanıcı çok kısa sürelerde kolaylıkla rapor ve analizler hazırlayabilir.

2. DOKÜMAN VE BİLGİ YÖNETİMİ

Çalışma zamanınızın %30’unun belge aramakla geçtiği tahmin edilir. Optura, belge yönetim sistemi (DMS) ve bilgi yönetimi ile bu israfı önler.

Belge Yönetim Sistemi (DMS)

DMS, belge akışınızı kontrol etmenize yardımcı olur. Tüm belgeler merkezde, kolayca bulabileceğiniz bir yerde tutulur.

• Hızlı Arama: Satış, satın alma, e-postalar dahil geniş bir yelpazede arama kriterleri ve tam metin araması yapılabilir. Bir sipariş numarası gibi tek bir terimle tüm ilgili belgelere saniyeler içinde ulaşabilirsiniz.
• Merkezi Arşivleme: Tüm belgeler (taranan veya dijital) merkezi olarak DMS’de saklanır. Belgeler sipariş, proje veya müşteriyle ilişkilendirilir.
• Otomatik Arşivleme: ERP belgelerini otomatik olarak arşivler. Basılı belgeler, barkod yoluyla taranıp ilgili işlere otomatik bağlanır.
• Yasal Uygunluk: Arşivlemenin tüm özellikleri güncel denetim ihtiyaçlarını ve yasal gereksinimleri karşılar, revizyon korumalı arşivleme imkanı sunar.
• Dahili Belge Yönetimi: Satış/dağıtım ve satın alma belgeleri, oluşturulmaları ile birlikte otomatik olarak kaydedilir.
• Harici Belge Arşivleme: İstenilen her türlü formata sahip harici dosyalar mevcut klasör yapısında kaydedilebilir.
• Güvenli Erişim: Dokümanlara şifre konulabilir ve yetkilendirme mantığıyla kullanıcılara görüntüleme, ekleme ve değiştirme için farklı yetkiler verilebilir.

Bilgi Yönetim Sistemi

Bilgi Yönetimi, sistemdeki verileri düzenleyerek bilgi ambarına taşır ve modüller arası erişim imkanı sunar.

• Bilgi Ansiklopedisi: Sistemin bilgi ansiklopedisi, verileri kategorize edilmiş makaleler haline getirir (Örn: Malzeme kataloğu oluşturulup, her bir kod için temel, üretim, satış vb. bilgileri tek sayfada gösterilebilir).
• Kullanıcı Geri Bildirimi: Kullanıcılar listelenen sonuçlar üzerinde “beğenme”, “puan verme” veya “yorum yapma” gibi geri bildirim mekanizmalarına sahiptir. Bu geri bildirimler aramaların optimize edilmesini sağlar.
• Revizyon Takibi: Bilgilerin kaybolmaması için Bilgi Yönetimi Veri Ambarı’nda verilerin revizyon takibi de yapılır.

3. İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ (BPM)

İş Süreçleri Yönetimi (BPM) araçları, süreçlerinizi esnek bir şekilde yapılandırmanıza ve dijitalleşme karşısında değişime hızlı tepki vermenize yardımcı olur.

Süreç Otomasyonu ve Standartlaştırma

• Grafiksel Eşleme (BPMN 2.0): Şirketinize özgü iş süreçlerini, uluslararası BPMN 2.0 standardına uygun bir şekilde grafiksel olarak modelleyebilir ve otomatikleştirebilirsiniz.
• Artan Verimlilik: Süreç otomasyonu sayesinde verimlilik artar, manuel girdilerden kaynaklanan gereksiz gecikmeler ve hata riski büyük oranda önlenir.
• Esnek Düzenleme: Oluşturulan iş akışları esnektir; yetkili kullanıcılar değişen gereksinimler doğrultusunda bu akışları kolayca düzenleyebilir.
• Rol Konsepti: Gerçekleştirilecek görevleri, belirli kişilere, ekiplere veya departmanlara mantıklı şekilde dağıtmanıza olanak sağlar.

BPM Bileşenleri

1. BPM Tasarımcısı: İş akışlarını modelleyebileceğiniz grafiksel bir düzenleyicidir. Sürükle-bırak özelliği ile hızlıca uygulanabilen işlem haritalama sembolleri sunar.
2. İş Akışı Görüntüleyicisi: Bir sürecin o anda hangi aşamada olduğunu anlık tespit edebilirsiniz. Tamamlanmış ve aktif süreç adımları işaretlenir.
3. İş Akışı Kullanıcı Kokpiti: Her süreç katılımcısı için bekleyen işleri bir araya getiren bir genel bakış sunar. Kullanıcı, görevi buradan doğrudan işleme alabilir ve ilgili ERP ekranı otomatik açılır. Performans grafiği ile zamanında tamamlanan görevler gösterilir.

Süreç Denetimi ve Şeffaflık

• Darboğaz Tespiti: Tasarımcı, Görüntüleyici ve Kullanıcı Kokpiti bileşenleri, aktif süreçlerin durumu hakkında kapsamlı bir genel bakış sunar. Bu, süreç veya ekip içerisindeki darboğazları belirlemenize yardımcı olur.
• Otomatik Gecikme Takibi: “Zamanaşımı bağlantıları” (Timeout-Links) eklenerek, görevden sorumlu kişiden tanımlanmış bir zamana kadar yanıt alınamazsa görevin otomatik olarak vekil çalışana iletilmesi sağlanır.
• İzlenebilirlik: Çalıştırma süresi boyunca iş süreçlerine erişim ve ilgili görevleri bağlama imkanı sunularak tüm süreç akışı için eksiksiz bir izlenebilirlik sağlanır.

4. GELİŞMİŞ ENTEGRASYONLAR

Elektronik Veri Alışverişi (EDI)

EDI modülü, sistem ve şirket sınırlarını aşan elektronik veri alışverişini ve veri aktarımını garanti eder.

• Standart ve Serbest Protokoller: Standart protokollerin yanı sıra, işletmeye özel durumlar için serbest protokol tanımlama olanağı mevcuttur (XML, CSV, Excel vb. formatlarda).
• Otomatik Süreç Başlatma: Satın alma siparişlerinin kaydedildiği sırada tedarikçilere otomatik olarak iletilmesi veya asgari depo miktarının altına düşülmesi durumunda otomatik sipariş oluşturulması gibi işlemler manuel müdahaleye gerek kalmadan yürütülür.

İçerik Yönetim Sistemi (CMS)

CMS modülü, web site içeriklerinin ERP ile entegre yönetilmesini sağlar.

• Merkezi Yönetim: Web sitelerindeki kurumsal bilgilerin kolayca oluşturulması, yayınlanması, yönetilmesi ve güncellenmesini sağlar.
• FTP Altyapısı: Oluşturulan içerikler kolaylıkla web sunucusuna yollanarak yayınlanır.
• Güvenli Kullanıcı Yönetimi: ERP’nin yüksek güvenlik altyapısını kullanarak B2B, B2C portallarında kullanıcı yetkilendirmeleri ERP sisteminden yapılır, ayrıca bir platform oluşturmak gerekmez.
• Çoklu Destek: Farklı görsel temalar, farklı dillerde içerik oluşturma ve çoklu firma/site yönetimi (holding altyapısı) desteklenir.

5. OPTURA ÇEKİRDEK YAPISI VE PROJE YÖNETİMİ

Temel Yapı ve Modüller

Optura ERP temel yapısı, sistemin kişisel ihtiyaçlara göre rahatça uyarlanmasını sağlar:

E-Tablolar’a aktar

Proje Yönetimi Modülü

Proje Yönetimi modülü, projelerin kapsamlı şekilde planlanmasına ve terminlenmesine olanak sağlar.

• Planlama: Proje yapı planı (PYP) tablo veya Gantt şeması şeklinde oluşturulur. Aktiviteler, bağımlılıklar, “milestone” noktaları ve kaynaklar detaylı planlanır.
• Kritik Yol: Terminleme ile kritik yol ve iş akışı planı kapsamlı ve anlaşılır şekilde oluşturulur.
• Proje Kontrolü: Proje temel çizgisi (maliyet ve aktivite bazında) oluşturularak ilerleme takip edilir ve projeler arası karşılaştırma yapılır.
• Entegrasyon: Satış Modülü ile projelerin oluşturulması ve simülasyonu sağlanır. Satın Alma ve Üretim modülleriyle entegre çalışarak tedarik ve üretim planlarını projeden yönetir.
• Maliyet ve Fatura: Proje kapsamındaki tüm maliyetler (aktivite giderleri, malzemeler, kaynaklar) için fatura oluşturulabilir. Planlanan, hedef ve fiili masraflar karşılaştırılır.

6. Kurumsal Risk ve Karne Yönetimi

• Kurumsal Karneler (Balanced Scorecard): Yöneticilere, şirketin vizyon ve stratejisini tutarlı performans ölçümleri haline dönüştüren geniş kapsamlı bir çerçeve sunar.
• Kurumsal Risk Yönetimi: İşletmenin ekonomik değerini en üst noktaya çıkarmak amacı ile kritik riskleri tanımlayan, olası etkilerini ölçen ve bütünleştirici risk yönetimi uygulamalarını hayata geçiren sistemli bir prosestir. ISO 31000 ve COSO standartlarına uyumlu olarak oluşturulmuştur.